Archivio e Protocollo

Il cittadino o persona giuridica che deve presentare domande, istanze, documenti diretti all’ente;

tutti i cittadini che necessitano di consultare e ottenere il rilascio, su richiesta, di copie di atti e/o documenti conservati nell’archivio.

L’Ufficio Protocollo e Archivio si occupa delle seguenti attività:

– protocollazione, scansione documentale e smistamento agli uffici della posta in arrivo;

– spedizione posta in partenza;

– gestione Casella di Posta Certificata istituzionale dell’Ente;

– tenuta dell’Archivio del Comune e gestione delle richieste di consultazione per studi e ricerche;

– redazione ed aggiornamento del Manuale di Gestione del Protocollo Informatico, del flussi documentali e degli Archivi.

Per la consultazione dell’Archivio Storico occorre compilare l’allegato modello, che verrà poi trasmesso alla Soprintendenza Archivistica per la Regione Lombardia di Milano per il rilascio della relativa autorizzazione. Per Archivio Storico s’intende la documentazione archiviata relativa al 40° anno antecedente l’anno in corso.

COSA OCCORRE:

compilare l’apposito modello (scaricabile direttamente da quest’area e/o nella sezione modulistica).

TEMPI: entro 30 giorni dalla richiesta.

Le modalità previste per la presentazione di istanze sono:

• casella di Posta Elettronica Certificata (P.E.C.) dell’Ente comune.sangiorgi@pec.regione.lombardia.it con rilascio delle rispettive attestazioni di ricevuta e consegna SOLO ED ESCLUSIVAMENTE se la richiesta perviene da casella PEC (PEC/PEC);
• casella e-mail ordinaria (non PEC).

In questo caso non essendo la casella certificata, NON E' GARANTITO PER LEGGE (Codice dell'Amministrazione Digitale - C.A.D.) l'effettivo ARRIVO DELLA RICHIESTA (il sistema non rilascia alcuna ricevuta di ricezione/consegna).

• casella di Posta Elettronica protocollo@comune.sangiorgiosulegnano.mi.it.
• direttamente allo sportello dell'Ufficio Protocollo ubicato al piano terra del Municipio ESCLUSIVAMENTE negli orari di apertura al pubblico.

In seguito l'ufficio protocollo provvede alla:

• registrazione in ordine cronologico di tutti gli atti di corrispondenza in entrata ed indirizzati al Comune di San Giorgio su Legnano, che possono pervenire all’ufficio in formato cartaceo, P.E.C. e Posta Elettronica standard.
  La registrazione consiste nell'attribuzione all'originale del documento, in forma permanente non modificabile, di un numero progressivo con relativa data di protocollazione e rispettiva classificazione (ossia assegnazione ad una specifica categoria e classe in base alla natura del documento o al tipo di procedimento amministrativo al quale fa riferimento), individuando ciascun atto in modo inequivocabile e assegnandolo agli uffici competenti.

Quando la consegna avviene manualmente, l'ufficio provvede al rilascio di una ricevuta, o quando richiesto di una fotocopia della prima pagina dell'atto consegnato riportante il timbro con la data di protocollazione

Risposta alle istanze o richieste presentate, nei tempi previsti dalla legge 241/1990

I tempi di evasione delle richieste presentate all'ufficio protocollo, indipendentemente dalla modalità con cui sono state presentate, sono quelli previsti dai singoli uffici di competenza secondo i regolamenti comunali vigenti specifici per tipologia di procedimento.

La gestione del Protocollo Informatico e della conservazione dei documenti è normata da apposito manuale approvato dalla Giunta Comunale con deliberazione n.65 del 15.03.2004, pubblicato in allegato per la libera consultazione.

Il manuale disciplina inoltre il sistema di classificazione dei documenti del Comune di San Giorgo su Legnano, adottato in forma transitoria in attesa della nuova disciplina che sarà specificatamente emanata dagli Enti preposti.